Kundendaten löschen und eine DSGVO-Auskunft erteilen
Was beim Löschen wirklich verschwindet, was gesetzlich bleiben muss, und warum du vorher exportieren solltest.
Zwei verschiedene Dinge
- Die Datenauskunft gibt alles heraus, was zu einem Kunden gespeichert ist. Sie löscht nichts.
- Das Löschen entfernt die Daten dauerhaft, bis auf das, was gesetzlich bleiben muss.
Beide Wege stehen in der Kundenliste am Zeilenende und sind nur für Inhaber und Administratoren sichtbar.
Erst exportieren, dann löschen
Die Auskunft enthält mehr, als das Löschen entfernt. Wer erst löscht, kann danach keine vollständige Auskunft mehr geben. Fordert ein Kunde beides, immer in dieser Reihenfolge.
Die Auskunft ziehen
In der Kundenliste auf "Daten exportieren (DSGVO)". Du bekommst eine JSON-Datei mit Datum im Dateinamen.
Darin stehen Stammdaten und zwölf Bereiche: Zeiteinträge, laufende Timer, KI-Regeln, Projekte, Aufgaben, Kontakt-Protokolle, Kontakt-Aufgaben, Rechnungen, Angebote, Reports, KI-Aktionen und WhatsApp-Nachrichten. Dazu die Liste der eingesetzten Dienstleister.
Löschen
Auf "Kunde löschen". Du musst den Kundennamen abtippen, damit es ausgelöst wird. Das ist Absicht.
Dauerhaft entfernt werden: der Kunde selbst, alle Zeiteinträge, laufende Timer, Projekte, Aufgaben, KI-Regeln, KI-Aktionen und WhatsApp-Nachrichten.
Erhalten bleiben: Rechnungen, Angebote und Reports. Das schreibt das Gesetz vor, Aufbewahrungspflicht nach §147 AO und §14 UStG. Der Kundenname steht als Textkopie auf der Rechnung und bleibt dort lesbar.
Die Warnung, die zählt
Bestehende Rechnungen halten das Löschen nicht auf. Der Vorgang läuft durch.
Die Zeiteinträge dahinter sind danach weg, auch die, aus denen eine erhaltene Rechnung entstanden ist. Du siehst später also den Rechnungsbetrag, aber nicht mehr, aus welchen Stunden er entstand. Für eine Betriebsprüfung kann das unangenehm werden. Zieh die Auskunft vorher und leg sie ab.
Nachweis
Beide Vorgänge werden mit Zeitpunkt protokolliert. Beim Löschen wird zusätzlich festgehalten, wie viele Rechnungen, Angebote und Reports gesetzlich erhalten blieben.
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