Mahnwesen einrichten und Mahnungen versenden
Die drei Modi, warum Rechnungen auch ohne Mahnwesen rot werden, und die Gründe, aus denen nichts rausgeht.
Wo du es einstellst
Unter "Einstellungen" im Tab "Mahnwesen". Dort steht eine Auswahl mit drei Möglichkeiten:
- Aus ist der Werkszustand. Es werden keine Mahnungen verschickt und keine Übersicht versendet.
- Freigabe schickt dir täglich eine Übersicht über alle überfälligen Rechnungen. Jede Mahnung löst du selbst aus.
- Automatisch verschickt die Mahnungen ohne Rückfrage direkt an deine Kunden.
Die Übersicht im Freigabe-Modus kommt vormittags und höchstens einmal pro Tag.
Überfällig wird auch bei "Aus" angezeigt
Das überrascht viele: Steht das Mahnwesen auf "Aus", markiert AOMI fällige Rechnungen trotzdem rot als Überfällig. Nur verschickt wird nichts.
Der Status und der Versand sind zwei verschiedene Dinge. Du siehst also immer, wo du stehst, auch wenn du gar nicht mahnen willst.
Die vier Stufen
Gerechnet ab Fälligkeit der Rechnung:
- nach 7 Tagen: Zahlungserinnerung
- nach 14 Tagen: 2. Zahlungserinnerung
- nach 21 Tagen: 1. Mahnung
- nach 35 Tagen: Letzte Mahnung
Nach der letzten Mahnung endet der automatische Lauf. Was dann passiert, entscheidest du außerhalb von AOMI.
Eine Mahnung selbst versenden
In der Rechnungsliste im Menü am Zeilenende auf "Mahnung senden". Du bestätigst im Dialog, danach meldet dir AOMI die versendete Stufe.
Dieser Weg hält sich nicht an die Tagesfristen. Er verschickt immer die nächste noch offene Stufe, auch wenn die Rechnung erst zwei Tage überfällig ist. Praktisch bei Kunden, die man früher erinnern will.
Woran du den Stand siehst
In der Rechnungsliste zeigt ein Punktemuster neben der Rechnung, wie viele Stufen bereits gesendet wurden, von Gelb bis Rot. Es erscheint erst, sobald die erste Mahnung raus ist. Der Status daneben wechselt von Überfällig über Erinnerung bis Letzte Mahnung.
Wenn nichts rausgeht
Der Reihe nach prüfen:
- Das Mahnwesen steht auf Aus
- Beim Kunden fehlt eine E-Mail-Adresse
- Die Rechnung hat kein Fälligkeitsdatum, weil sie nie versendet wurde
- Dein eigener E-Mail-Versand ist nicht eingerichtet
- Die Rechnung ist storniert oder eine Gutschrift
- Die Rechnung hat einen Status, der nicht gemahnt wird, etwa Entwurf oder Bezahlt
- Dein Abo ist pausiert. Dann steht der gesamte Lauf still, auch die Überfällig-Markierung
Weiter in „Tägliche Arbeit“
- Eine Rechnung schreiben und versenden
Vom leeren Entwurf bis zur zugestellten Rechnung, in zwei Schritten.
- Ein Angebot schreiben, versenden und in eine Rechnung umwandeln
Vom Entwurf bis zur Rechnung, und warum du vor dem Versenden speichern musst.
- Rechnungsnummern, Storno und Gutschrift
Wie die Nummerierung funktioniert und warum du eine Rechnung nie löschst, sondern stornierst.
- Zeit erfassen und auf eine Rechnung bringen
Timer oder manueller Eintrag, und wie aus Stunden Rechnungspositionen werden.
- Kunden-Aufgaben anlegen und im Blick behalten
Wie Kunden-Aufgaben entstehen, was die Farben bedeuten und warum "diese Woche" immer bis Sonntag geht.
- Belege erfassen und den DATEV-Export ziehen
Was in die Buchhaltung reingeht, was rauskommt, und welche Banken wirklich unterstützt werden.
- Kundendaten löschen und eine DSGVO-Auskunft erteilen
Was beim Löschen wirklich verschwindet, was gesetzlich bleiben muss, und warum du vorher exportieren solltest.