AOMI deinen Posteingang lesen lassen
Wie AOMI aus neuen E-Mails Aufgaben und Logbucheinträge vorschlägt, was dabei gelesen wird und wie du es ein- und ausschaltest.
Was die Funktion macht
Wenn du es erlaubst, schaut AOMI alle 15 Minuten in deinen E-Mail-Posteingang und liest neue Mails der letzten 14 Tage. Aus dem Inhalt schlägt es dir Aufgaben vor (zum Beispiel „Angebot für Müller nachfassen") oder Logbucheinträge zu einem Kunden (zum Beispiel „Kunde hat Termin bestätigt"). Du entscheidest bei jedem Vorschlag, ob er übernommen wird. Von selbst legt AOMI nichts Verbindliches an.
Die Funktion ist ausgeschaltet, bis du sie einschaltest.
Einschalten
- Geh in Einstellungen, Bereich E-Mail / SMTP.
- Trag unter IMAP (Posteingang + Sent-Kopie) die Zugangsdaten deines Postfachs ein: IMAP-Host, Port (meist 993), Benutzername und Passwort. Nutzt dein Anbieter für SMTP und IMAP dieselben Zugangsdaten, kannst du die IMAP-Felder leer lassen, dann verwendet AOMI die SMTP-Daten.
- Setz den Haken bei AOMI liest meinen Posteingang und speichere.
Die Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert. Der Haken lässt sich nur setzen, wenn ein Benutzername hinterlegt ist.
Was genau gelesen wird
- Nur der Posteingang, keine anderen Ordner.
- Nur Mails der letzten 14 Tage, höchstens 50 pro Durchlauf. Jede Mail wird genau einmal ausgewertet.
- Absender, Betreff und Text der Mail. Anhänge werden nur gezählt, nicht geöffnet oder gespeichert.
AOMI verändert nichts in deinem Postfach: Mails werden nicht als gelesen markiert, nicht verschoben und nicht gelöscht. Dein Mailprogramm merkt davon nichts.
Der Text der Mails wird zur Auswertung an einen KI-Dienst übergeben. Welcher das ist, steht in unserer Liste der Unterauftragsverarbeiter. Wenn in deinem Postfach auch private Mails landen, nutz die Funktion besser mit einem reinen Geschäftspostfach.
Wo die Vorschläge landen
Unter Aufgaben erscheinen neue Vorschläge mit dem Hinweis KI-Vorschlag – bitte prüfen. AOMI ordnet die Mail nach Möglichkeit einem deiner Kunden zu, über die Absenderadresse oder den Namen.
Bei jedem Vorschlag kannst du:
- Annehmen: Die Aufgabe wird zu einer normalen Aufgabe. Ein Logbucheintrag landet im Logbuch des zugeordneten Kunden.
- Ablehnen: Der Vorschlag verschwindet aus der Liste.
- Vorher ändern: Passt du Titel, Kunde oder Beschreibung an, bevor du annimmst, merkt sich AOMI das als Korrektur. Auch ein kurzer Feedback-Text beim Prüfen wird zur Regel für künftige Vorschläge. So werden die Vorschläge mit der Zeit besser.
Ausschalten
Haken bei AOMI liest meinen Posteingang entfernen und speichern. Ab dem nächsten Durchlauf liest AOMI nichts mehr. Bereits gemachte Vorschläge bleiben stehen, bis du sie annimmst oder ablehnst.
Willst du auch die Zugangsdaten entfernen, leer das Passwortfeld und speichere. Ein leeres Passwortfeld löscht das gespeicherte Passwort.
Wenn nichts ankommt
Prüf zuerst mit Test-Mail senden, ob die Zugangsdaten stimmen. Häufigste Ursachen: falsches Passwort, falscher IMAP-Host, oder dein Anbieter verlangt ein eigenes App-Passwort für IMAP. AOMI wertet außerdem nur Mails aus, die nach dem Einschalten neu ankommen oder höchstens 14 Tage alt sind.
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